Writing a letter in German
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Form of address
Here's an overview on forms of addresses used in German letters:
formal, to a man: Sehr geehrter Herr Hartmann,
formal, to a woman: Sehr geehrte Frau Kaiser,
formal, to a woman and a man: Sehr geehrte Frau Krause-Hartmann, sehr geehrter Herr Hartmann,
formal, without a name: Sehr geehrte Damen und Herren,
to a male friend: Lieber Lars,
to a female friend: Liebe Ruth,
In letters to friends, or informal emails, you can also use normal greetings like Hallo.
Always start with a lowercase letter after the address.
Finishing a letter
In formal letters, you almost always use Mit freundlichen Grüßen, sometimes (but only in emails) also abbreviated to MfG. Another variant, a bit more formal, is Hochachtungsvoll. However, this latter one is no longer used in normal correspondence and gives an old-fashioned impression.
A more caring, and therefore less formal approach, would be to finish with Viele Grüße or Beste Grüße (acceptable in the very most cases with both foreigners and close friends); Herzliche Grüße, (to demonstrate kind of common interest, responding to somebody who started more formal up to you); Liebe Grüße (to a good friend) or even Alles Liebe, or more neutrally with Mach's gut (fellows only).
Only a love letter can be fnished with In Liebe.
In email correspondence a short Gruß or Grüße is possible even in formal context, if it is not the first contact, but for example a customer, you have met before and who already changed to a less formal style in daily correspondence. Writing from a more distant place and underlining your different locations (for example in a postcard from holiday), you can write (e.g. from Cologne) Grüße aus Köln or (e.g. from the Baltic Sea) Gruß von der Ostsee.
Informally you may just finish with Ciao, Tschüss or Bis dann - like you talk to someone in a bar to say bye.
Capitalising
In letters one generally uses capitals to refer to the person one is writing to, such as "Sie", "Du", "Ihre", "Deine", ...
This is no longer done in the new spelling, except for "Sie" forms.
You may also look at the article on German politeness.
Addressing an envelope
The stamp belongs at the top right, the name and address of the sender is either small at the top left or on the back of the envelope. The address of the receiver is in the lower right of the envelope. The order is name, street and housenumber, postcode and city, and if outside of Germany the country comes last.
e.g.
Klaus Mustermann Musterstr. 5 99999 Musterhausen Deutschland - Allemagne
Note, that you always should use the French country name Allemagne or the local name for Germany in the country, you are writing from.
Within the European Union, this format is still no problem, but officially not recommended anymore:
Klaus Mustermann Musterstr. 5 D-99999 Musterhausen
Short example letter (formal)
Sehr geehrter Herr Müller,
vielen Dank für Ihre prompte Antwort. Ich habe mich gefreut, von Ihrer Reise nach Australien zu hören, und freue mich, dass Sie wieder da sind. Vielleicht können wir uns ja mal einen Abend auf ein Bier treffen, so dass Sie mir ausführlicher davon berichten können? Bis dahin noch alles Gute,
mit freundlichen Grüßen,
Stefan Schneider
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit großem Interesse habe ich in der Presse von Ihrem neuen Produkt Easy German Letter 2.0 gelesen. Da wir etwas Ähnliches bei uns einsetzen möchten, bitte ich um ein unverbindliches Angebot für zehn Arbeitsplätze.
mit freundlichen Grüßen,
Petra Schmidt
less formal
(an email with a good customer after longer correspondence)
Hallo Frau Jacobs,
anbei erhalten Sie die reparierten Daten von heute morgen. Bitte kopieren sie die angehängte Datei daten.dat in ihr lokales Verzeichnis \DATEN. Danach sollte alles gehen. Falls nicht, rufen Sie mich bitte an.
Beste Grüße
Holger Schweizer
DATA GmbH
- (a possible reply)
Hallo Herr Schweizer,
danke! Jetzt läuft alles. Danke für die Mühe und ein schönes Wochenende.
Gruß
Elke Jacobs
Informal
Hallo Elke,
freut mich, wieder von dir zu hören. Das klingt wirklich spannend, was du da geschrieben hast. Wusstest du eigentlich, dass ich in meiner Firma einen Kollegen habe, der sich auch für Pferdedressur interessiert? Er heißt Klaus, und ich gebe dir mal seine Mailadresse: klaus@pferdenarr.dot.com
Anbei mein letzter Artikel über Schildkröten im Amazonas. Du glaubst ja gar nicht, wie sehr mich das inzwischen fasziniert ;-)
Alles Liebe
Holger
- (a possible reply)
Hi Holger,
wow, danke, Klaus hat mir schon geantwortet. Der hat ja echt Ahnung. Leider kenne ich überhaupt niemanden, der was von Schildkröten im Amazonas weiß, aber naja... :-)
Ist bei euch eigentlich auch so ein schrecklicher Sturm? Hier hat man ja Angst, auf die Straße zu gehen :-/
Ciao
Elke
Love letter
Liebe Elke,
ich wollte nur kurz sagen, dass es total schön mit dir letztes Wochenende war. Jetzt sitze ich hier in Köln und wäre viel lieber bei dir, als von diesen Jecken umgeben. Aber andererseits ist es hier auch schön, und anbei erhältst du ein Foto, was ich gestern vom Dom gemacht habe. Warst du da eigentlich schon mal drin? Ach, lass uns doch mal zusammen nach Köln fahren!
Sei herzlich umarmt
Dein Holger
- (possible reply)
Liebster Holger,
Oh du weißt gar nicht, wie sehr ich immer davon geträumt habe, mal den Kölner Dom zu sehen. Schatz, lass uns doch bitte über Ostern gemeinsam nach Köln fahren, ja? Ich hoffe, du hast es noch nett und bis Freitag!
In Liebe
Elke
Postcards from vacation
Liebe Mutti!
Ich bin hier schon seit zwei Tagen mit Holger in Köln. Gestern waren wir im Dom, und heute auf einer Rheinfahrt. Unser Hotel liegt auch am Rhein. Die Leute hier sind sehr nett und es gibt viel zu erleben. Ich hoffe, es geht dir gut. Bis bald!
Deine Elke
Hallo Herr Schmidt,
schönen Gruß aus Köln. Hätten wir uns damals nicht hier auf ein Kölsch getroffen, wer weiß, ob ich je meine Liebe zu dieser schönen Stadt entdeckt hätte? Ich hoffe, in der Firma läuft alles Bestens, aber wir telefonieren ja eh nächste Woche. Beste Grüße auch von Elke Jacobs!
Holger Schweizer
Liebe Familie Meyer,
wir wollten uns noch mal für das schöne Wochenende auf Ihrem Bauernhof bedanken. Inzwischen sind wir in Köln. Das Restaurant, was Sie uns empfohlen haben, ist wirklich erstklassig. Selbstverständlich haben wir Jaques gegrüßt, und er war hell erfreut. Ja, so klein ist die Welt!
Liebe Grüße von Elke und Holger
